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一些常見的禮賓活動簡介

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在國際交往中,無論在官方或者民間的,禮賓是一項很重要的工作。禮賓工作主要是根據本國的對外方針政策,組織安排對外禮儀活動和交際活動。盡管活動形式各有差異,但歸根結底禮賓工作是為本國的對外政策服務的。因此,它具有高度的政治性,是體現本國外交政策的一個重要方面。我國是個文明古國,素稱“禮儀之邦”。新中國成立以來,禮賓工作在周恩來總理親自指導下,繼承并發揚了我國的優良傳統,并適當汲取了國際上的一些好的做法和慣例,在長期的實踐中不斷改革,形成特有的風格。 

    許多外事(涉外)活動,往往是通過各種交際禮賓活動進行的。禮賓接待工作大致可分為迎送、會見和會談、宴請(酒會、茶會、冷餐會)、簽字儀式、文娛活動、參觀游覽、開幕式、授勛、獻花圈、慶典、吊唁等內容。下面將幾個主要禮賓活動的具體要求、內容和操作要領作一簡單介紹。       

(一)迎送   

迎來送往是常見的社交禮節。對外國來訪的客人,通常要視其身份、訪問的性質和目的、國際慣例以及兩國關系等因素,安排相應級別的領導人前往機場、車站、碼頭迎送。這是外賓進入國門后的第一項正式活動,是對外交往中的重要禮儀活動,各國對此都十分重視。
    

   各國對外國國家元首、政府首腦的正式訪問,往往都舉行隆重的迎送儀式。對軍方首腦來訪也舉行一定的歡迎儀式,如安排檢閱三軍儀仗隊等。 對其他人員的來訪一般不舉行歡迎儀式。然而,對應邀來訪的任何代表團,無論官方的或民間的,在他們抵離時,均安排相應身份的官員(或有關人員)前往機場(車站、碼頭)迎送。對長期在華工作的外國人士、外交使節、專家等,在他們到離任時,亦要安排相應人員出面迎送。    

組織安排領導參加迎送活動要注意以下幾點: 

1.要確定迎送的規格。 

    對來賓的迎送規格各國做法不盡一致。確定迎送的規格的因素很多,一般主要依據來訪者的身份和來訪的性質(目的),適當考慮兩國關系,同時要注意國際慣例,進行綜合平衡。通常外賓抵達時,由職務相當或略低于對方的領導人士出面迎接(安排我方相同級別的領導人主持會見和宴請)。總之以主人身份要與客人相差不大,同客人對口、對等為原則。相應級別的領導人不能出面時,應從禮貌出發向客人作出解釋。 迎送人員不宜太多。有時還可根據兩國關系和政治需要,給予破格接待,安排較大的迎送場面,由身份較高的領導親自去機場迎接等。為避免造成厚此薄彼的印象,除非特殊需要,一般都按常規辦理。 

2.準確掌握外賓的抵達時間、從何處來,到何處去等信息。

   接待人員必須準確掌握來賓的抵達時間,及早通知全體迎接人員和有關單位。迎接領導和工作人員要提前到達機場(車站、碼頭)。要事先掌握飛機停機位置(出口的門號)、列車停靠的月臺、車廂號碼,以免臨時來回奔跑或接空。

3.獻花。

如安排獻花活動時,需注意:(1)須用鮮花,并保持花朵整潔、鮮艷。要根據來訪國的習慣選購鮮花,一般忌用菊花、杜鵑花、石竹花和黃顏色的花。(2)通常由女青年或少年兒童在主人和客人握手后,將花獻上(性別交叉),要認真挑選落實獻花人員(品貌、衣著、思想品行等)。(3)要注意花的安全和禁忌愛好(必要時可請公安部門檢查有否爆炸物)購花后做到花不離人。(4)指定專人負責執行此項活動,必要時,要事先讓獻花青年進行排練。  


4.禮賓介紹。   

    禮賓介紹時,通常先將前來歡迎的中方主人介紹給來賓。客人初次到訪,一般較為拘謹,主人宜主動與客人寒喧。所以,當客人下機(車、船)后,迎接人員要主動迎上前去表示歡迎,由禮賓官或迎接人員首先將中方前來歡迎的主要領導(職務及全稱)介紹給來賓,其他領導可簡明扼要地介紹。主要翻譯必須時刻緊隨中方主要領導和主賓(翻譯、警衛、工作人員要注意站位,不要搶鏡頭或遮擋鏡頭)。禮賓官或迎接人員在介紹其他中方領導時要始終照顧好主賓,不要因忙于介紹別人而冷落了主賓(有時可配備兩名以上翻譯人員)。 

5.其他注意事項。

   (1)迎送人員如職位較高時,應在機場(車站、碼頭)安排休息室(備飲料);(2)如客人首次來訪,雙方又不認識,則事先聯系好或做一特定標識牌,方便對方辨認;行李票的交接、行李的運輸要有專人負責;團長和要客的行李要先取,及時派人專送,以便客人更衣;(3)提前聯系辦理出入境手續、辦理邊防海關等部門的免檢免驗禮遇;(4)客人抵達后,應留點時間讓客人稍稍休息、更衣,然后再安排活動;(5)不能將外賓安排到非涉外賓館下榻;(6)對參觀、游覽、會見等活動場所要事先了解,做到心中有數;(7)準備中外文日程,如有變動,要及時通知有關人員。

6.乘車安排和注意事項。

 (1)介紹結束后,速引導客人上車。如安排主人陪車,則請客人從車的右側門上車,中方主人從車的左側門上車。有時客人上車后先坐到了當地主人的座位上,一般不必請客人挪動座位(由禮賓官事后告訴客人);(2)國賓車隊和大型代表團,事先車隊要編號;國賓車隊的主車要掛兩國國旗,車隊的編號:00、0、1、01、壹、2、貳、02、3、4、5、6、7、8、9等。(3)多國使節代表團同團時,可以輪流乘坐一號車(輪流當團長);或者一個代表團中有兩個地區的外方領導在訪問不同地區時,可輪流乘坐一專車,輪流當團長。機場迎接圖解     

(二)會見與會談 
  
   在國際交往中,會見與會談是一種十分重要的交往方式,因為,它既有禮儀性,又有實質性,有廣泛的適用范圍可以在不同的層次和各個不同的方面的人員中進行。國家領導人之間的會見與會談,無疑具有最為重要的性質。歷史上,一些國家領導人之間的會見與會談,曾經對當時各國人民命運攸關的重大問題,達成妥協和諒解,成為具有深遠影響的歷史事件。如:1972年毛譯東與尼克松的會談,為打開中美關系指明了方向,為周總理與尼克松的會談奠定了基礎。  

1.會見與會談的種類。

    (1)禮節性拜會(courtesy call);(2)回拜(return call);(3)正式會談(offical meeting;official talk);(4)接見(receive);(5)召見(summon);(6)訪談(interview);(7)辭行拜會(farewell call)。


2.幾項具體準備工作。

    (1)商定出席會見或會談的時間、地點和出席人員,將會見或會談的出席人員、時間、地點、具體安排、注意事項和通知中外雙方;中方主人及參加會見的中方人員應提前抵達會見地點;(2)布置會議室:準備足夠的座位,視情況需要布置話筒(擴音器)、鮮花盆景、標語、座位卡、茶水、飲料、點心等;簽字儀式要準備臺式國旗(掛旗)、文房四寶和簽字筆具等;會議室的布置和座位的安排(見圖);(3)會見和會談提綱和背景材料的準備(供領導參考);(4)通知新聞記者;(5)迎候和引座;禮賓介紹時,首先將中方主人一一介紹給外方;(6)合影留念。 

(三)宴請 
 

1.宴請的種類。 

    宴請是一種常見的禮儀社交活動。就其性質來分,約有三種:(1)禮儀性的宴請。如為歡迎國賓來訪,慶祝國慶等重要節日而舉行的宴請,都屬于禮儀上的需要,是一項有禮賓規格和必要的禮賓程序的禮儀活動。(2)交誼性的宴請。為表示友好、發展友誼而舉行,如接風、送行、告別。這種宴會規格講究不特別嚴,要親切、友好,氣氛熱烈,能達到發展友誼的目的。(3)工作性的宴請。參加宴會的各方,為解決特定的工作問題而舉行的宴請,以便席間商談。就其宴請的形式來分,常見的有宴會、冷餐(自助餐)和酒會。宴會又有國宴(state banquet)、晚宴(banquet,dinner)、午宴(luncheon)、早餐(breakfast)、工作餐(working breakfast,working lunch,working dinner)之分。冷餐招待會、自助餐(buffet,buffet-dinnkr)和酒會(cocktail或drinks)有時統稱招待會(reception)。

    除此之外,還可以舉行茶會招待客人。茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究,一般在客廳而不在餐廳舉行。以上各種宴請活動的方式,可根據舉行活動目的、性質、規模、參加人數以及其他有關條件,并參照當地習慣,選擇運用,妥善安排,以期達到較好的效果。

2.有關宴請活動的幾項準備工作。

   (1)確定宴請的目的、名義、對象、范圍和形式、時間和地點、出席人員等;(2)制作請柬(沒有標點符號,書面語)并發出邀請(請柬);(3)預訂餐務、準備中外文菜單(注意忌違的食物及特點,餐食數量不要太多);(4)宴會廳布置與檢查(菜單、餐具、座卡、話筒、花草、盆景)和席位安排(注意桌次高低、禮賓次序、專業對口);(5)禮品的準備與包扎(視需要放主人的名片和禮品的中外文介紹說明),禮品要有地方特色(非商品化),具有紀念意義;(6)宴請的程序安排及現場工作;(7)服務員的規范服務和著裝(從主賓左側依次上菜,從右側上酒;用畢的餐具也從右側撤走,但要征得用餐人同意)。

3.參加宴會和就餐時的禮節。

   (1)按時應邀和答復;正確掌握出席時間,不早到、不遲到; (2)去朋友家赴宴時,給女主人贈一束花或送一瓶酒;(3)幫助或讓女士和長輩先入席;與大多數人交流,不要只跟熟人講話;(4)主人祝酒時停止用餐、祝酒注意先后次序(按官銜高低);(5)當好宴會的主人和客人。宴會的成功有賴于主人的熱誠好客、慷慨招待和細致周到的組織安排。從禮節上,主人的責職是使每一位來賓都感受到主人對自己的歡迎之意。客人到來時,與每一位來賓握手致意。主人還要努力使客人之間有機會相互認識和交談。努力使談話活潑有趣、氣氛融洽,相機轉換不恰當的話題。掌握上菜速度、不要頻頻看表,顯示出希望客人早走之意。客人告辭時,則應熱情送別,感謝客人光臨等;(6)只敬酒,不勸酒或灌酒,喝酒不過量、不酗酒;無關人員不宜未經介紹擅自闖入宴會廳敬酒;(7)少量取食喝湯不出聲、面包瓣成小塊吃、學會請同桌的人傳遞食品、正確使用牙簽和洗手盤;(8)學會正確使用小毛巾和餐具,不會時可跟著或參照別人的方法;(9)經主人同意后方可寬衣;(10)除冷餐會外,宴會結束離開時,別忘了向主人致謝告別。

4.桌型和席次的安排(見插圖) 

  1.圓桌 2.長桌 3.“U”形桌 4.桌次與桌形 5.請柬式樣 
              
(四)儀式準備活動


1.秘書準備工作。  

(1)準備好經雙方商定的中外文文本;   
(2)商定簽字時間、地點、雙方主簽人等;  
(3)通知出席簽字儀式的中外雙方代表及新聞記者;   
(4)委托賓館準備簽字用的大廳并準備有關布置;      
(5)檢查簽字大廳的布置,如中外文文本、簽字筆等文具、橫幅內容、鮮花盆景、話筒和擴音設備、合影用臺階等。  

2.簽字儀式的參考程序(參見附圖)。     

第一,司儀宣布:簽字儀式正式開始  
第二,請中外雙方有關方面負責人到主席臺上分兩邊站立;  
第三,由中方代表致詞并簡要介紹簽約背景;   
第四,請XXX先生宣讀中文協議書文本,請XXX先生代表外方宣讀外文協議書文本;  
第五,請雙方主簽人就坐,請雙方代表在協議書上簽字;  
第六,交換文本;  
第七,請服務員上香檳酒,請大家共同舉杯慶賀;   
第八,中外雙方合影留念;  
第九,司儀宣布簽字儀式結束。    


(五)文娛活動的安排


1.文娛活動的安排。       

·審查和挑選節目,避免那些容易引起誤會和矛盾的節目;     
·發出邀請,安排座位;      
·準備演出節目的中外文說明書;    
·專場演出的入席與退場。一般觀眾先入席,貴賓們在演出前幾分鐘才入席,等貴賓們先退場后,其他觀眾方可退場,以示禮貌;  
·獻花。事先準備花藍,由禮儀小姐抬上舞臺;  
·合影留念。應事先安排好上臺與演員們合影留念有關領導與外賓。  

2.出席文藝晚會(演出)的禮節。  

·穿深色和合適的晚禮服; 
·入座后要脫帽;  
·遵守進場和退場的次序;  
·演出結束后要鼓掌,視需要,安排送花籃和上臺合影留念。     


(六)參觀訪問   

·根據訪問目的、性質,客人的意愿與興趣、特點來確定游覽點,結合當地實際與可能,選擇某些參觀項目;    
·事先安排好參觀線路、布置;    
·安排好領導的陪同工作,介紹情況

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